Dalam
upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak perusahaan memusatkan
perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga
terobosan-terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak
penjualan. Tentu saja dengan biaya yang tidak kecil
STRATEGI internal,
seperti membenahi administrasi kantor dalam perusahaan jarang sekali
menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi manajemen perkantoran
akan memberikan hasil yang lebih signifikan, tentunya dengan biaya yang
jauh lebih murah. Pengendalian perusahaan dengan manajemen perkantoran
yang profesional akan memberikan efisiensi yang besar dalam operasional
perusahaan.
Pernyataan
di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi
internal bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan
keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis yang kian ketat saat ini.
Dulu,
kegiatan administrasi perkantoran dianggap sebagai kegiatan dalam
kantor yang sifatnya marginal saja. Kegiatan pelengkap yang dianggap
tidak terlalu penting sehinga dalam penempatan tenaga administrasi pun
tidak perlu menempatkan orang-orang pilihan yang cerdas dan kreatif.
Mereka beranggapan bahwa pekerjaan bagian administrasi hanyalah
berurusan dengan catatan-catatan data yang tidak perlu menempatkan
orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi dalam mengerjakannya .
Paradigma
baru, para pengelola perusahaan mulai menyadari bahwa bagian
perkantoran atau bagian administrasi adalah jantung nya perusahaan,
pusat kegiatan dari perusahaan ada di bagian administrasi. Setiap
operasional perusahaan akan selalu berhubung dengan bagian administrasi.
Sehingga dengan membenahi atau mengelolabagian administrasi dengan baik
, dampak positifnya akan menyebar ke seluruh bagian. Perlu menempatkan
orang-orang yang mempunyai kemampuan tinggi baik dalam hal teknis maupun
manajerial. Karena selain kegiatan teknis yang bersifat operasional,
kegiatan dalam perkantoran juga bersifat strategik. Kantor-kantor modern
saat ini cenderung memilih orang-orang yang menguasai teknologi tinggi
untuk menempati jabatan sebagai manajer kator (office manager ).
URGENSI MANAJEMEN PERKANTORAN DALAM PERUSAHAAN
Kantor
terdiri dari beberapa komponen yaitu manusia, sarana dan pekerjaan.
Pengelolaan yang baik dan efektif dari ketiganya akan meningkatkan nilai
yang tinggi bagi perusahaan. Peran penting manajemen perkantoran dalam
perusahaan antara lain :
- Membantu pihak manajerial dalam membuat keputusan.
- Membantu bagian lain memberikan pelayanan administrasi.
- Membantu meningkatkan pelayanan pelanggan
Manfaat positif dari pengelolaan bagian perkantoran secara profesional adalah
- Efisiensi perusahaan
- Meningkatkan kinerja atau performance perusahaan
- Membangun image positif perusahaan
Perbedaan
perumusan manajemen hanya terletak pada latar belakang keahlian
masing-masing, sehingga sudut pandangnya berbeda-beda. Kata manajemen
berasal dari kata manage, dan kita sering mendengar atau bahkan
menggunakan kata “me-manage” (walaupun itu mungkin bukan rumusan bahasa
Indonesia yang baku, tetapi familiar digunakan) yang maksudnya adalah
mengelola. Dalam perusahaan, manajemen diartikan sebagai pengelolaan
sarana dan sumberdaya yang di miliki oleh perusahaan, sehingga
pencapaian tujuan perusahaan menjadi lebih cepat dan efisien.
Pengertian manajemen, menurut sudut pandang manajerial adalah proses mengadakan dan menggunakan sarana dan sumberdaya untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dengan cara efektif dan efisien.
Sebagai
suatu proses pencapaian tujuan, maka dalam aktivitasnya perlu strategi
atau langkah-langkah manajerial yang sering disebut sebagai
fungsi-fungsi manajemen. Secara umum ada empat fungsi manajemen yaitu planning,organizing, actuating, dan controlling (yang biasa disingkat POAC)
- Planning (perencanaan), meliputi proses penetapan tujuan dan cara pencapaian tujuan tersebut.
- Organizing
(pengorganisasian). Setalah menetapkan tujuan dan membuat program cara
pencapaiannya, selanjutnya manajer harus segera merancang dan
mengembangkan organisasi yang akan melaksanakan program itu dengan baik.Setiap
perusahaan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda-beda sesuai dengan
tujuannya masing-masing. Jadi jenis organisasi yang dibutuhkan adalah
sesuai dengan tujuannya. Contoh, organisasi sebuah perguruan tinggi
berbeda dengan perusahaan konveksi.
- Actuatting
(pengarahan). Setalah membuat perencanaan, membentuk struktur
organisasi dan penempatan kerja, langkah berikutnya adalah mengarahkan
jalannya organisasi supaya sampai tujuan. Dengan kata lain, mengajak
atau menggerakan anggota organisasi untuk melakukan pekerjaan dengan
cara yang akan membantunnya untuk mencapai tujuan.
- Controlling (pengendalian). Fungsi pengendalian ini mencakup 3 hal, yaitu :
- Menetapkan standar prestasi
- Mengukur prestasi yang dicapai dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.
- Mengambil tindakan untuk koreksi pada prestasi yang tidak memenuhi standar.
PENGERTIAN MANAJEMEN PERKANTORAN
Arti
perkantoran seringkali mempunyai persepsi yang berbeda-beda. Kantor
bisa berarti tempat kerja, instansi (kantor wilayah, kantor bea cukai,
kantor pos), kantor bisa juga berarti fungsi kegiatan ( kantor
pemasaran, kantor penjualan). Sedangkan arti perkantoran, dalam buku
ini, adalah kegiatan administrasi di dalam sebuah perusahaan. Bagian
perkantoran sering juga disebut sebagai bagian administrasi atau tata
usaha (TU).
Lebih
lengkapnya, manajemen perkantoran berarti penerapan fungsi-fungsi
manajemen pada sarana dan sumberdaya kantor untuk mencapai tujuan dan
sasaran yang di tetapkan, dengan cara memberdayakan pegawai
sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat,
menggunakan metode yang paling bai, dan memberikan lingkungan yang
kondusif.
Fungsi
administrasi manajemen perkantoran bisa mempengaruhi seluruh kegiatan
organisasi. Karena itu manajer kantor harus seseorang yang memiliki
pemahaman yang luas dan menyeluruh tentang sistem dan perangkat yang
mendukung dalam organisasinya. Penerapan fungsi-fungsi manajemen dalam
manajemen perkantoran meliputi :
Perencanaan
- Menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam layanan kantor.
- Menganalisis sarana dan sumberdaya yang di butuhkan untuk layanan kantor.
- Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien.
- Mengembangkan sistem administrasi yang efektif.
Pengorganisasian
- Mengatur pengalokasian saran dan sumberdaya kantor, agar tidak terjadi pemborosan.
- Menjamin optimalisasi penggunaan peralatan kantor.
Pengarahan
- Menjelaskan dan mengarahkan karyawan kantor dalam melakukan pekerjaan.
- Memberikan pelatihan untuk pekerjaan untuk sistem, metode, prosedur kerja yang baru.
- Melakukan pembinaan dan pengembangan dalam melakukan pekerjaan kantor.
Pengawasan
- Mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan.
- Melakukan penilaian kinerja yang efektif dan efisien
Sarana dan sumberdaya atau elemen dasar yang harus di kelola dalam kantor, dikelompokan menjadi 3 yaitu :
- Hardware
(perangkat keras) meliputi lingkungan fisik antara lain ruang kantor,
perabot, peralatan kantor, mesin-mesin kantor dan lain-lain.
- Software
(perangkat lunak) merupakan sistem kerja di dalam kantor antara lain
meliputi program kerja, pola operasi, metode kerja, kebijakan-kebijakan
kerja dan lain-lain.
- Brainware merupakan sumberdaya manusia atau personil yang bekerja di bagian perkantoran.
Ciri-ciri pekerjaan kantor adalah sebagai berikut :
- Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan pada bagian lain dalam mengerjakan pekerjaannya agar lebih efektif.
- Bersifat memudahkan atau meringankan bagian lain dalam mengoperasikan pekerjaannya.
Kegiatan manajemen perkantoran :
- Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.
- Mengusahakan fasilitas pelayanan & komunikasi, agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan.
- Mengelola lingkungan fisik, agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih produktif dalam bekerja.
- Membuat standar kerja yang akan di gunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor.
Tugas
manajer kantor :Manajer kantor sering juga disebut sebagai supervisor
atau kepala bagian administrasi, merupakan manajer tingkat menengah
(middle manager) yang dalam tugasnya akan berhubungan dengan berbagai
pihak baik secara vertikal (antara atasan dan bawahan) maupun horisontal
(hubungan antar bagian).
SEKRETARIS VS MANAJER KANTOR
Sekretaris
adalah jabatan karyawan yang tugasnya sebagai pelaksana administrasi
dari pimpinan. Dalam perkembangannya peran sekretaris tidak hanya
sebagai pelaksana administrasi tetapi perannya sangat mendukung
keberhasilan seorang pimpinan.
Dibandingkan
dengan manajer kantor menurut cakupan wilayahnya, sekretaris
bertanggung jawab pada satu departemen, sedangkan manajer kantor
bertanggung jawab pada kegiatan administrasi seluruh departemen dalam
suatu perusahaan.
RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN
Manajemen
perkantoran merupakan bagian dari manajemen perusahaan, khususnya
pengelolaan pada bagian perkantoran atau administrasi perusahaan. Ruang
lingkup manajemen perkantoran secara umum meliputi :
- Pengorganisasian kantor
- Perencanaan dan pengawasan sistem kerja
- Produk-produk perkantoran
- Peralatan kerja kantor
- Lingkungan kerja kantor
ORGANISASI KANTOR
Organizing
merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen.kemampuan untuk
mengorganisasikan secara efektif,sangat besar nilainya dalam hal
mengembangkanperusahaan.organisasi adalah suatu sistem usaha kerjasama
dari suatu kelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.struktur
organisasi adalah susunan keseluruhan yang menunjukan hubungan antar
fungsi – fungsi berdasarkan otoritas dan tanggung jawab atas masing –
masing fungsi dalam organisasi.Membuat stuktur organisasih harus
memperhatikan fungsi-fungsi yang ada dalam organisasih , baru kemudian
menentukan personil yang melaksanakan funsi-fungsi tersebut.
Funsi-fungsi dalam organisasi biasanya bersifat lebih permanen ,
sedangkan personilnya cenderung berubah atau berganti-ganti sesuai
dengan berjalannya waktu.
struktur organisasi kantor
Kantor
adalah pusat administrasi perusahaan dalam menjalankan operasinya.
Dalam membuat struktur organisasi ada beberapa hal yang harus
diperhatikan yaitu :
- Merumuskan tujuan usaha
- Analisis pekerjaan kantor
- Pembagian tugas
Selanjutnya
dalam membuat struktur organisasi kantor sangat dipengaruhi oleh
bagaimana sebuah perusahaan menempatkan manajemen perkantoran di dalam
pelaksanaan kegiatannya. Penempatan manajemen perkantoran itu sendiri
sangat dipengaruhi oleh :
- Apa
jenis usaha kita. Jenis usaha yang berbeda akan mempunyai fungsi-fungsi
yang berbeda pula, sehingga struktur organisasi kantornya juga akan
berbeda.
- Pentingnya penilaian top manager terhadap manajemen perkantoran
- Luas
cakupan perkantoran dalam suatu organisasi. Besar kecilnya suatu
organisasi akan sangat mempengaruhi jumlah pekerjaan yang menjadi
tanggung jawab dari bagian perkantoran
Struktur organisasi kantor dibagi dalam 4 bagian yaitu :
- Analisis sistem
- Pemroses data
- Pemroses kata
- Jasa kantor
Kantor dibagi dalam 4 divisi masing-masing adalah :
- Fasilitas fisik
- Services
- Pengawasan kantor
- Personil kantor
PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR
Pekerjaan
kantor ada pada seluruh bagian dalam perusahaan. Masalah yang sering
timbul adalah bagaimana mengorganisasikan pekerjaan tersebut agar bisa
berjalan dengan lancar. Pengorganisasian pekerjaan kantor dibedakan
menjadi 2 jenis yaitu sentralisasi dan desentralisasi.
Sentralisasi
Sentralisasi
atau asas pemusatan artinya semua kegiatan administrasi atau
perkantoran di pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang
office manager. Misalnya untuk kegiatan pengarsipan surat seluruh bagian
di dalam perusahaan dilaksanakan secara terpusat dibagian arsip.
Kelebihan atau keuntungan sentralisasi adalah :
- Pengawasan administrasi lebih mudah
- Penggunaan peralatan lebih optimal
- Pekerjaan senantiasa selalu disempurnakan
- Metode kerja dapat diterapkan secara seragam
- Spesialisasi kerja dapat dilaksanakan
Kelemahan sentralisasi adalah :
- Penumpukan pekerjaan pada sautu bagian
- Kurang praktis karena semua pekerjaan administrasi tergantung pada satu bagian saja.
- Jika letak setiap divisi berjauhan, sentralisasi sangat sulit untuk dilaksanakan.
Desentralisasi
Desentralisasi
atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau
perkantoran diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan perkantoran
dilaksanakan pada masing-masing bagian dan dipimpin oleh masing-masing
manajer fungsional.
Kelebihan atau keuntungan desentralisasi adalah :
- Urutan
penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan skala prioritas sesuai
dengan tingkat kepentingan dari masing-masing bagian.
- Hemat waktu
- Karyawan bersifat generalis. Artinya setiap orang bisa mengerjakan setiap pekerjaan yang harus di kerjakan dalam kantor.
Kelemahan desentralisasi adalah :
- Pengawasan administrasi kurang optimal
- Penggunaan peralatan kurang optimal
- Tidak adanya keseragaman kerja
SISTEM KERJA
Ada
beberapa fungsi di dalam organisasi, dimana setiap bagian mempunyai
aktifitas dan deskripsi kerja masing-masing yang berbeda-beda. Namun
sesungguhnya setiap bagian harus saling terintegrasi guna mencapai
tujuan yang lebih optimal. Bagian perkantoran merupakan pusatnya data
dan informasi, jadi bagian perkantoran merupakan bagian yang sangat
strategis dan taktis untuk menjadi support system untuk bagian-bagian
yang lain. Mendongkrak performance perusahaan bisa dimulai dari sistem
didalam administrasi perkantoran.
Bagian
yang paling kecil dari sistem adalah metode kerja. Kumpulan atau
serangkaian dari metode kerja disebut prosedur kerja. Beberapa prosedur
kerja akan terhimpun dalam sebuah subsistem yang juga merupakan dari
sistem.
Sebuah sistem yang baik, memiliki karakter antara lain sebagai berikut :
- Sistematis.
Sebuah sistem harus memiliki keterkaitan yang logis, mudah dimengerti
dan dipahami, sehingga mudah di ikuti atau dilakukan.
- Fungsional.
Sebuah sistem yang baik adalah sistem yang dapat mendukung setiap
bagian dalam mencapai tujuan organisasi agar mampu memberdayakan segala
sumberdaya secara optimal.
- Sederhana. Sebuah sistem yang baik adalah tidak terlalu rumit tetapi sederhana dan mudah dilaksanakan.
- Fleksibel
dan adaptif. Sistem yang baik haruslah fleksibel dan adaptif, mengingat
seringnya terjadi perubahan-perubahan yang terjadi di luar kendali.
Sehingga sistem yang fleksibel akan mudah untuk di lakukan.
Dengan adanya sistem yang baik maka secara signifikan akan memberikan manfaat yang banyak antara lain :
- Aktifitas kerja menjadi l-ebih lancar
- Hasil kerja menjadi lebih optimal
- Efisiensi biaya menjadi lebih baik
- Perencanaan kerja lebih mudah
- Pengendalian biaya dan pekerjaan lebih terarah
- Pengawasan kerja menjadi lebih baik
Contoh
beberapa sistem pada organisasi atau perusahaan adalah sistem pada
tingkatan operasional, sistem pada tingkatan manajemen, sistem pada
tingkatan strategis dan sistem pada tingkatan perkantoran.
PERENCANAAN PEKERJAAN KANTOR
Perencanaan
adalah proses kegiatan yang meliputi menentukan tujuan dan menentukan
cara pencapaian tujuan tersebut. Agar kegiatan dalam bekerja berjalan
secara baik maka selain perencanaan perlu dilakukan pengawasan atau
pengendalian yaitu dengan membuat standar kerja atau standard operation
procedure (SOP).
Tujuan
dalam pekerjaan perkantoran harus dirumuskan terlebih dahulu oleh
manajer kantor. Tujuan organisasi ditentukan oleh dewan direksi kemudian
tujuan-tujuan setiap bagian, termasuk dalam pekerjaan perkantoran,
harus di tentukan oleh fungsi manajerial masing-masing.
Secara keseluruhan perencanaan pekerjaan kantor meliputi :
- Merumuskan tujuan
- Menetapkan kebijakan-kebijakan
- Menetapkan metode yang terbaik
- Mendesain prosedur
Contoh dari perencanaan pekerjaan kantor :
- Tujuan
- Metode yang digunakan
- Prosedur yang dilakukan
Langkah-langkah perencanaan pekerjaan kantor :
- Pekerjaan apa yang akan dikerjakan
- Cara atau metode mana yang akan dipakai
- Bagaimana urut-urutan mengerjakannya
- Kecakapan apa yang dibutuhkan untuk mengerjakannya
PENETAPAN TUJUAN
Agar tujuan bisa direalisasikan dengan baik maka tujuan harus bersifat SMART, yaitu akronim dari specific (spesifik), measureable (terukur), achievable (dapat dicapai), realistic (masuk akal), dan timing
(penetapan waktu harus jelas. Artinya tujuan yang ditetapkan itu harus
jelas, tidak bersifat umum. Tujuan yang ditetapkan harus dapat diukur,
tujuan itu dianggap tercapai ukurannya apa, misalnya seluruh karyawan
administrasi telah mengikuti training.
Persiapan awal dalam penetapan tujuan, baik jangka pendek maupun jangka panjang adalah :
- Kumpulkan
semua informasi pendukung, seperti daftar kegiatan-kegiatan,
laporan-laporan, proyek-proyek serta masukan-masukan dari berbagai
pihak.
- Padukan informasi ini dengan kalender atau bagan perencanaan waktu.
- Catat peristiwa-peristiwa penting kedepan yang sekirannya berpengaruh terhadap tujuan yang akan ditetapkan.
- Proyeksikan kendala-kendala dalam pencapaian tujuan dan buat alternatif solusinya.
- Selanjutnya buatlah draft disertai dengan skedul waktu.
- Analisislah dan kaji berulang sebelum anda menetapkan tujuan.
METODE KERJA
Metode
kerja atau cara kerja didalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja.
Jika telah menemukan cara atau metode kerja yang terbaik lalu
dibakukan. Artinya cara kerja tersebut ditetapkan sebagai metode. Kerja
yang disepakati untuk dipakai didalam perusahaan tersebut. Tentu saja
sesudah di uji terlebih dahulu bahwa metode tersebut memang merupakan
metode terbaik. Ukuran terbaik biasanya dengan menilai tingkat
kecepatannya atau tingkat efisiensinya.
Sebuah
kantor yang mempunyai metode kerja yang baik efisiensinya sangat
signifikan dibandingkan dengan kantor yang tidak menerapkan atau bahkan
tidak peduli dengan metode kerja yang dipakai oleh stafnya. Khususnya
dalam penghematan waktu kerja kantor. Jika perusahaan mempunyai banyak
cabang, metode kerja yang di anggap paling baik akan dibakukan dan
diajarkan pada seluruh kantor cabang, sehingga semua kantornya akan
menggunakan metode kerja yang sama.
PROSEDUR KERJA
Prosedur
adalah serangkaian dari tahapan-tahapan atau urutan dari
langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.
Prosedur kerja membuat perkejaan kantor dapat di laksanakan lebih
lancar. Sehingga waktu penyelesaian lebih cepat . prosedur kerja juga
memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu
pekerjaan telah dilakukan . prosedur kerja menjadikan setiap bagian
berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka
pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal tersebut
akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.
Prinsip-prinsip prosedur perkantoran :
Sebuah
prosedur kerja yang baik prinsipnya adalah sederhana, tidak terlalu
rumit dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban
pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti
langkah-langkah yang ditetapkan. Pembuatan prosedur kerja harus
memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja harus dibuat
fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang
sifatnya mendesak. Prosedur kerja ditetapkan dengan memperhatikan
penggunaan alat misalnya mesin agar optimal dan prosedur kerja harus
menunjang pencapaian tujuan.
EVALUASI PROSEDUR
Perbaikan
atau penyederhanaan dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran harus
selalu dilakukan untuk menemukan prosedur yang terbaik. Baik metode atau
prosedur harus selalu dilakukan perbaikan setelah melakukan evaluasi
terlebih dahulu.
Dasar
yang digunakan sebagai pertimbangan dalam evaluasi adalah efesiensi
dalam hal waktu, usaha dan biaya. Jika berdasarkan hasil evaluasi
dinyatakan tidak efisien maka selanjutnya perlu tindakan. Dari hasil
evaluasi prosedur menghasilkan simpulan 3 hal yaitu :
- Prosedur dipertahankan
- Prosedur disederhanakan
- Prosedur diperbaiki
PENYEDERHANAAN
Sebuah
perusahaan penerbitan dengan melakukan penyederhanaan prosedur dapat
menghemat ratusan juta dalam satu tahun. Penyederhanaan prosedur
meliputi memperpendek tahapan, mempermudah pelaksanaan, mengurangi
sebagian dari tahapan yang biasanya dilakukan.
Contoh penyederhanaan prosedur kerja misalnya prosedur pengarsipan disederhanakan meliputi :
- Mengumpulkan nota menurut kronologi waktu.
- Mencatat seri nota dalam buku besar.
- Mencatat jenis dan jumlah barang yang dipesan.
- Mencatat lokasi pengiriman barang
- Menyimpan nota dalam box file sebagai arsip
PERBAIKAN PROSEDUR
Langkah-langkah perbaikan prosedur :
- Temukan permasalahannya
- Kumpulkan data-data pendukung
- Temukan prosedur yang lebih baik
- Lakukan uji coba untuk prosedur baru tersebut
- Evaluasilah apakah prosedur baru tersebut benar-benar lebih baik
- Jika sudah lebih baik lalu bakukan
Ingat
suatu perubahan sering menghadapi tantangan atau penolakan. Untuk
menghindari hal tersebut yang perlu dipersiapkan adalah :
- Lakukan perubahan secara bertahap.
- Lihat situasi dan sikap karyawan.
- Jangan dipaksakan,dan bila perlu informasikan lebih awal.
- Jika perlu mereka dilibatkan dalam perubahan prosedur
STANDAR KERJA
Standar
kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang di harapkan dapat dicapai
oleh seluruh karyawan kantor misalnya standar berpakaian, standar hasil
kerja, standar pekerjaan, dan lain sebagainya. Tujuan penetapan standar
kerja adalah untuk pengendalian agar pekerja kantor efisien, untuk
pengawasan terhadap perilaku atau hasil kerja terhadap pekerjaan kantor
yang dilakukan oleh para pegawai kantor.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penetapan standar kerja adalah :
- Standar kerja harus spesifik dan terukur
- Standar kerja harus realistik dan dapat dicapai
- Standar kerja dikembangkan dengan mempertimbangkan masukkan karyawan
- Standar kerja harus fleksibel terhadap perubahan
INFORMASI MANAJEMEN
Informasi
manajemen adalah sejumlah data yang telah diolah menjadi sebuah
informasi dan berguna untuk pengambilan keputusan bisnis. Tantangan bagi
manajer perkantoran adalah mengumpulkan dan menyusun data kemudian
mengolahnya agar berguna bagi bagian lain.
Proses penyediaan manajemen
Untuk mengolah data menjadi sebuah informasi yang lebih berguna diperlukan 4 tahapan yaitu :
- Pengumpulan data.
Didalam kantor atau perusahaan sendiri banyak sekali data mentah yang
belum dimanfaatkan atau belum diolah menjadi sebuah informasi.
- Penyajian data.
Agar lebih berguna maka data-data dalam perusahaan tersebut perlu
ditabulasi atau disajikan dalam bentuk tabel-tabel atau diagram sehingga
data lebih komunikatif.
- Pengolahan data. Setelah data ditabulasi, disajikan dalam bentuk tabel-tabel dan diagram selanjutnya dilakukan pemrosesan data.
- Pendistribusian.
Dari hasil pengolahan data selanjutnya didistribusikan pada pengguna
khususnya tingkat manajerial seperti pimpinan puncak, bagian marketing,
bagian keuangan, bagian sumber daya manusia, dan selanjutnya akan
digunakan untuk pedoman dalam pengambilan keputusan manajerial.
Jenis-jenis informasi
Informasi berdasarkan sumbernya :
- Informasi internal.
Informasi yang diperoleh dengan mengolah data yang berasal dari dalam
perusahaan sendiri. Informasi internal menggambarkan kondisi atau
keadaan dari perusahaan
- Informasi eksternal.
Informasi yang berasal dari luar perusahaan. Analisis dari informasi
ini biasanya untuk mengetahui peluang dan ancaman dari usaha yang kita
jalankan.
Informasi berdasarkan tujuannya :
- Informasi untuk perencanaan. Informasi ini digunakan untuk membuat keputusan atau penetapan kebijakan kedepan.
- Informasi untuk pengendalian. Informasi ini digunakan untuk evaluasi yang selanjutnya untuk perbaikan dan pengendalian operasional.
Kualitas informasi
Agar
pengambilan keputusan akurat, maka harus didukung dengan informasi
harus berkualitas. Syarat informasi yang berkualitas adalah :
- Bermakna. Informasi dikatakan bermakna apabila informasi tersebut bermanfaat serta relavan dalam mendukung pengambilan keputusan.
- Dapat dipercaya. Untuk menjadi sebuah informasi tahapan sebelumnya adalah berupa data lalu diproses dengan alat analisis statistik.
- Tepat waktu. Informasi dianggap berkualitas jika waktunya tepat.
- Mudah dipahami. Sebuah informasi harus komunikatif agar mudah dipahami opleh pengguna informasi.
SARANA KOMUNIKASI KANTOR
Komunikasi
merupakan kebutuhan setiap organisasi dalam melaksanakan kegiatannya.
Komunikasi menurut Bovee dan Thill (2003) sebagai proses mengirim data
dan menerima pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat
dimengerti dan menstimuli tindakan atau mendorong orang lain untuk
melakukan tindakan sesuain dengan pesan yang disampaikan tersebut.
Fungsi
komunikasi tidak sekedar menyampaikan informasi untuk memperlancar
dalam pengambilan keputusan pihak manajemen, tetapi juga sebagai fungsi
kontrol, fungsi motivasi dan juga emosi. Komunikasi sebagai fungsi
kontrol akan membantu pimpinan dalam mengendalikan hasil kerja dan para
karyawan.
KomunIkasi yang efektif didalam suatu organisasi akan mempunyai dampak dalam banyak hal antara lain :
- Meningkatkan produktivitas kerja
- Pemecahan masalah lebih cepat
- Arus kerja menjadi lebih lancar
- Mengurangi konflik antar karyawan
- Merupakan marketing internal yang sangat efektif
- Meningkatkan citra profesional
- Meningkatkan kepuasan kerja
- Hubungan kerja menjadi lebih baik
Sebaliknya
komunikasi yang buruk akan menimbulkan banyak konflik dan menurunnya
produktivitas kerja dan tentu saja dampaknya sangat buruk dalam
pertumbuhan atau perkembangan suatu organisasi. Ada
berbagai sarana komunikasi didalam kantor yang dikelompokkan menjadi 2
yaitu sarana komunikasi tertulis dan sarana komunikasi lisan
Komunikasi lisan
Komunikasi
lisan bisa dilakukan dengan cara telepon, pertemuan, atau dengan
teleconference. Komunikasi lisan bisa menggunakan telepon portable,
handphone, dan internet.
Tata cara yang perlu diperhatikan dalam telepon :
- Menangani telepon
- Nada suara
- Menerima telepon
- Mendengar aktif
- Etika telepon
- Teleconference
Sikap berkomunikasi
Sikap
baik dalam bertindak atau dalam berbicara akan mencerminkan citra diri
seseorang. Beberapa sikap yang perlu mendapat perhatian dan harus dijaga
adalah :
- Sikap
dalam berbicara antarindividu yang baik adalah sikap yang simpati yaitu
dengan menghargai lawan bicara membuka diri serta tidak merendahkan
orang lain.
- Berusaha
menjadi pendengar aktif, tidak memotong pembicaraan orang lain, penuh
perhatian, konsentrasi, dan menanggapi dengan tepat.
- Komunikasi tidak hanya verbal tetapi juga visual, seperti ekspresi wajah atau mata, sikap tubuh, gerakan tubuh serta busana.
- Bahasa atau kata-kata yang anda pilih sangat signifikan dengan tingkat keberhasilan anda dalam komunikasi.
- Selain verbal yaitu bahasa atau kata-kata vokal juga sangat penting dalam sikap komunikasi lisan
SURAT-SURAT KANTOR
Salah
satu bentuk komunikasi perkantoran adalah komunikasi tertulis. Sarana
nya antara lain bisa dilakukan melalui suratm formulir, catatan, memo,
faximile, e-mail, short message services (sms), laporan atau
makalah-makalah.
Bahasa dan penampilan surat
Sebagai
sarana komunikasi, surat dikatakan efektif apabila informasi dalam
surat atau pesannya dipahami oleh penerima surat sesuai dengan maksud si
pengirim surat. Oleh sebab itu bahasa merupakan kunci utama yang harus
dipahami dalam membuat surat.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun surat adalah :
- Seluruh bagian surat seperti pada sebuah bingkai
- Penampilan bersih, tidak ada coretan atau tambahan ketikan
- Kertas dan amplop berkuailitas
- Kertas warna putih ukuran folio atau kuarto
- Gunakan tinta warna netral misalnya biru atau hitam
- Nama pada alamat tujuan ditulis lengkap dengan gelar dan jabatan
Bentuk dan bagan surat
Bentuk
atau gaya penulisan surat adalah susunan atau tata letak bagian-bagian
dari surat. Ada berbagai gaya penulisan surat yang biasa digunakan ada 4
yaitu :
- Official style (bentuk resmi)
- Block style (bentuk lurus)
- Full block style (bentuk lurus penuh)
- Semi block style (bentuk setengah lurus)
Didalam
program Microsoft Word tersedia program-program format baku yang sangat
membantu dalam hal membuat surat, memo, lembar faximile, laporan,
brosur, leaflet dan lain sebagainya. Gaya format baik surat, faks maupun
memo disajikan dalam 3 model yaitu model professional, contemporary,
dan elegant.
Jenis surat
- Surat
penawaran kerja sama adalah surat yang dikirim kesebuah instasi atau
perorangan yang isinya adalah menawarkan kerja sama suatu kegiatan.
- Surat
referensi adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau lembaga yang
tujuannya memberikan referensi pada seseorang atau lembaga tentang
kapabilitas yang diketahui.
- Surat
undangan adalah surat yang berisi tentang pemberitahuan yang sifatnya
mengharap kehadiran seseorang untuk datang dalam suatu acara tertentu
pada waktu tertentu di suatu tempat yang ditetapkan.
- Surat pengumuman adalah suatu surat yang berisi pemberitahuanmengenai suatu hal.
- Surat edaran adalah pemberitahuan tertulis tentang hal-hal yang tidak bersifat rahasia dan perlu diketahui oleh banyak pihak
- Surat
keputusan adalah surat yang memuat suatu keputusan tertentu yang memuat
ketetapan-ketetapan serta dasar-dasar pertimbangan mengenai keputusan
tersebut.
- Surat penugasan berisi tentang perintah dari atasan kepada bawahan agar melaksanakan tugas yang telah ditetapkan.
- Surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi yang lebih tinggi kepada yang lebih rendah tingkatannya.
- Surat instruksi dilengkapi dengan petunjuk langkah-langkah melakukannya.
- Surat kuasa adalah surat yang berisi memberikan kuasa atau wewenang.
- Surat perjanjian adalah surat yang berisi pernyataan seseorang dalam suatu perjanjian.
- Surat perjalanan dinas adalah surat yang diberikan kepada karyawan untuk melaksanakan tugas keluar kota.
- Surat panggilan adalah surat yang dipergunakan untuk memanggil seseorang untuk dimintai keterangan.
- Surat
peringatan dibuat oleh suatu pihak ditujukan kepada pihak lain yang
berisi tentang peringatan atau nasihat atas suatu yang dilanggar.
- Surat rekomendasi surat yang dibuat untuk memberikan keterangan pada orang yang direkomendasikan beberapa kelebihannya.
- Berita acara adalah suatu laporan resmi yang tercatat tentang suatu kejadian atau kegiatan yang berlangsung.
- Memo adalah surat tidak resmi yang berisi pesan tidak terlalu panjang dan sifatnya tidak formal.
- Faximile adalah surat yang dikirim ke pihak lain melalui pesan fax.
- Notulen adalah catatan summary hasil rapat atau suatu acara yang telah di ringkas atau disimpulkan
- Sms (short message services) atau pesan singkat yang dikirim lewat handphone.
MANAJEMEN FORMULIR
Formulir
atau sering disebut form saja adalah sehelai kertas cetak yang memuat
informasi tetap serta ruang kosong untuk informasi variabel.Informasi
tetap adalah informasi dari instansi pembuat formulir yang ingin
disampaikan pada pengguna formulir. Informasi variabel adalah informasi
yang diharapkan oleh instansi pembuat formulir dari pengguna formulir
mengenai data dirinya.
Ada banyak sekali macam formulir-formulir yang dipergunakan dalam kantor, secara keseluruhan di kelompokkan menjadi 2 yaitu :
- Formulir intern yaitu formulir yang digunakan dalam lingkungan perusahaan sendiri, misalnya order penjualan
- Formulir ekstern yaitu formulir yang digunakan untuk pihak luar perusahaan, misalnya order pembelian
Tujuan penggunaan formulir
Secara
umum tujuan penggunaan formulir adalah untuk pengendalian operasional
agar tercapai efisiensi dalam perusahaan. Secara khusus tujuan
penggunaan formulir adalah sebagai berikut :
- Formulir akan mempermudah dan mempercepat kelancaran kerja
- Formulir menghindari adanya pengulangan agar hemat waktu
- Formulir menegaskan informasi yang dikehendaki
- Formulir juga memungkinkan dicapainya keseragaman
- Formulir akan mempermudah dalam pengarsipan
- Formulir akan menimbulkan image profesional
Desain formulir
Desain
formulir internal pertimbangannya lebih pada efisiensi serta segi
ekonomis. Sedangkan formulir eksternal pertimbangan pada tujuan tambahan
misalnya promosi, image perusahaan dan lain-lain.
Pertimbangan fungsional, biasanya lebih pada pertimbangan pengendalian biaya serta efisiensi yaitu :
- Tujuannya
- Cara formulir digunakan
- Jumlah kopi yang diperlukan
Pertimbangan fisik seperti penampilan formulir harus memperhatikan :
- Jenis kertas yang digunakan
- Jenis tinta
- Cetakan
- Ukuran
- Font
- Warna
Prinsip desain formulir
Sebelum membuat desain formulir, beberapa hal yang harus dilakukan adalah :
- Menetapkan tujuan formulir
- Tentukan informasi tetap serta informasi variabel yang perlu dimasukkan
- Buatlah anlisis identifikasi formulir
- Sediakan ruang yang cukup untuk data
- Bentuk formulir
Pengawasan dan pengendalian formulir
Tujuan dari pengawasan atau pengendalian formulir adalah :
- Agar formulir dapat ditangani dengan efisien
- Agar formulir selalu dilakukan pembaruan
- Agar tidak terjadi tumpang tindih antar bagian
- Agar biaya bisa ditekan seminimal mungkin
Pengendalian formulir didalam perusahaan bisa dilakukan dengan cara :
- Sentralisasi pekerjaan.
Tetapkan seseorang yang akan bertanggung jawab terhadap pengelolaan
semua formulir dari beberapa bagian, sehingga kegiatan pengawasannya
terpusat disatu bagian
- Lakukan evaluasi. Amati seberapa jauh formulir-formulir kantor yang sudah ada membantu perusahaan
- Standardisasi.
Tindakan pengawasan terakhir dari formulir adalah standardisasi.
Setelah dilakukan penelitian secara mendalam dan dipastikan bahwa
formulir tersebut adalah yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan,
maka formulir tersebut harus distandardisasi (dibakukan)
MANAJEMEN KEARSIPAN
Arsip
adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang
memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau
peristiwa-peristiwa yang masih berguna dan diperlakukan sewaktu-waktu di
masa mendatang.
Tujuan pengarsipan
- Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip dibutuhkan.
- Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan.
- Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi dimasa lalu.
Jenis arsip
Menurut keperluannya arsip dibedakan menjadi 3 macam yaitu :
- Arsip aktif yaitu arsip yang masih dalam proses penyelesaian.
- Arsip pasif yaitu arsip yang jarang digunakan karena sudah selesai diproses.
- Arsip abadi yaitu arsip penting dan berlaku untuk selamanya.
pengorganisasian arsip
Dalam pengorganisasian arsip dalam kantor dibedakan menjadi beberapa yaitu :
- Sentralisasi.
Kegiatan pengarsipan setiap unit di dalam perusahaan dilakukan secara
terpusat disatu bagian. Beberapa manfaat atau kelebihan dari sistem
sentralisasi antara lain :
- Memudahkan pengawasan
- Layanan yang lebih baik
- Adanya keseragaman
- Menghemat ruang dan tempat penyimpanan
Beberapa kerugian atau kelemahan dari sistem sentralisasi antara lain :
- Tidak
semua departemen letaknya berdekatan dengan pusat pengarsipan, sehingga
bisa terjadi penundaan untuk mendapatkan sebuah dokumen
- Kebocoran kerahasian
- Desentralisasi.
Kegiatan pengarsipan dilakukan dimasing-masing bagian. Beberapa manfaat
atau kelebihan dari sistem desentralisasi antara lain :
- Hemat waktu karena letak dokumen dengan pemakai
- Kerahasiaan dijaga dengan baik
Beberapa kerugian atau kelemahan dari sistem desentralisasi antara lain :
- Pengawasan relatif sulit karena dokumen menyebar dibeberapa bagian.
- Jika ada dokumen yang mempunyai kaitan dengan 2 bagian maka akan sulit dalam hal pencatatan.
- Bagian
pengarsipan tidak menjadi spesialis dalam bidangnya karena
diproporsikan mengerjakan pengarsipan tidak besar karena harus
mengerjakan pekerjaan lain yang beragam.
- Terjadi duplikasi tempat dan ruangan untuk pengasrsipan
- Kombinasi.
Merupakan gabungan dari sentralisasi dan desentralisasi. Dalam
praktiknya agar penanganan arsip lebih optimal banyak perusahaan
mengkombinasikan antara sentralisasi dan desentralisasi.
Perlengkapan arsip
Syarat
utama untuk kearsipan adalah tempat yang mencukupi kebutuhan, mudah
operasinya, hemat energi, hemat tempat dan tahan lama.
Perlengkapan
arsip meliputi box file, odner, ring binder, stop map, punch paper,
stapler, paper clip, document keeper, snelhecter, dan lain sebagainya.
Prosedur pengarsipan
Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur pencatatan, pengendalian dan prosedur penyimpanan.
Prosedur pencatatan dan pengendalian
Pencatatan
dan pengendalian surat masuk atau keluar bisa dilakukan dengan
menggunakan buku agenda, lembar disposisi dan kartu kendali.
1. Buku agenda
Adalah
alat untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar. Ada 3 format buku
agenda yang pada umumnya digunakan yaitu buku agenda tunggal, buku
agenda berpasangan, dan buku agenda kembar.
2. Lembar disposisi
Untuk pengendalian surat digunakan lembar disposisi. Lembar disposisi akan beredar bersama dengan surat tersebut.
3. Kartu kendali
Surat
digolongkan menjadi 3 yaitu rahasia, biasa dan penting. Untuk surat
kategori rahasia dan penting akan digunakan lembar pengantar, tetapi
untuk kategori penting akan menggunakan kartu kendali.
Prosedur Penyimpanan
Setelah
melalui prosedur pencatatan dan pengendalian selanjutnya surat atau
dokumen masuk pada tahap berikutnya yaitu penyimpanan, setelah diperiksa
terlebih dahulu memastikan bahwa surat sudah selesai diproses.
Langkah-langkah penyimpanan antara lain :
- Membuat indeks
- Dokumen diberi kode
- Menyortir
- Menyimpan atau menempatkan dilemari arsip dan diberi label
Sistem pengarsipan
Sistem penempatan di dalam lemari arsip dilakukan dengan beberapa cara antara lain :
- Sistem abjad
- Sistem nomor
- Sistem geografis
- Sistem subyek
- Sistem kronologis
Pemusnahan arsip
Metode pemusnahan arsip ada beberapa antara lain :
- Perajangan
- Pembakaran
- Pemusnahan kimiawi
- Pembuburan
Sebelum
dilakukan pemusnahan harus dilakukan pengumuman terlebih dahulu dalam
bentuk berita acara pemusnahan yang dilakukan biasanya 3 bulan sebelum
acara pemusnahan.
LINGKUNGAN FISIK KANTOR
Lingkungan
yang baik akan membuat para pekerja merasa nyaman. Jika pekerja atau
karyawan merasa nyaman dalam bekerja bisa dipastikan produktivitas akan
meningkat. Hubungan antara lingkungan fisik dengan kenyamanan kerja
sangat signifikan. Perasaan nyaman berpusat dihati setiap orang,
misalnya seorang akan merasa nyaman dalam bekerja karena lingkungan
kerjanya tertata rapi dan bersih, warna-warna cat dinding atau peralatan
kantor serasi dan penerangan kantor yang memadai.
Warna
Pemilihan
warna dalam ruang kerja perusahaan mempengaruhi kondisi kerja para
karyawan. Selain warna mempunyai efek dari segi psikologis, pilihan
warna juga akan mempunyai hubungan yang erat dengan sistem penataan
penerangan dalam ruang kerja.
Jenis-jenis warna
- Warna menyala. Warna menyala seperti merah atau kuning, kuning jika dominan akan menimbulkan ketegangan mata.
- Warna kontras. Warna kontras adalah paduan antara kuning dan hitam, oranye dan hijau.
- Warna tua. Warna tua menimbulkan rasa tertekan dan terkesan cenderung kotor.
- Warna pastel. Warna pastel bersifat cerah, ceria dan menimbulkan kesan bersih.
Penerangan
Penerangan
dari ruang kerja merupakan faktor penting untuk meningkatkan
produktivitas kerja para karyawan. Sistem penerangan kantor yang baik
akan memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan antara lain :
- Produktivitas bertambah
- Kualitas pekerjaan lebih baik
- Mengurangi kelelahan dan kesalahan
- Memberi semangat
Mutu penerangan yang baik bukan asal ruangan menjadi terang benderang, namun juga dipengaruhi oleh persyaratan lain yaitu :
- Sinar yang cukup terang, jernih dan tidak menyilaukan
- Distribusi atau pemancaran cahaya merata, sehingga tidak ada kontras yang tajam
Sumber
penerangan dibedakan menjadi 2 yaitu dari alam (matahari) dan buatan
(listrik). Perusahaan pada umumnya menggunakan listrik sebagai sumber
penerangan. Jenis alat penerangan dari listrik yang sering digunakan
adalah lampu pijar, lampu neon atau lampu mercury.
Ada beberapa cara untuk menghindari sinar yang menyilaukan mata dalam sistem penerangan ruang kerja antara lain :
- Sumber cahaya jangan langsung kelihatan oleh mata
- Pantulan cahaya tidak berhimpit dengan garis penglihatan
- Jika diperlukan cahaya di-screen (disaring)
- Posisi tempat kerja tidak segaris dengan pantulan cahaya
- Tidak menggunakan perabot yang berkilau
Suara
Dalam
perusahaan sering kali menggunakan alat-alat kerja yang sistem
operasinya menimbulkan suara bising. Misalnya suara mesin pabrik, suara
diesel, suara alat ketik dan lain sebagainya.
Pengaruh suara berisik (bising) terhadap fisik karyawan :
- Menaikkan tekanan darah
- Mempercepat denyut jantung
- Membuat cepat lelah
- Menjadikan emosional
- Menurunkan daya tahan tubuh
Pengaruh suara berisik (bising) terhadap prestasi karyawan :
- Melemahkan daya pikir
- Sulit konsentrasi
- Melemahkan daya hitung
- Mengurangi kecepatan kerja
- Memperlambat daya tangkap
- Bekerja lebih lamban dan banyak kesalahan
Beberapa metode untuk mengatasi atau menanggulangi suara bising dalam lingkungan kerja dikantor adalah :
- Sumber suara dijauhkan dari ruang kantor.
- Menggunakan peredam suara
- Menggunakan penutup telinga
MUSIK
Penggunaan musik dikantor dimungkinkan namun tergantung dari kondisi kerja serta selera karyawan dalam kantor tersebut.
Secara umum musik dikelompokkan menjadi 2 yaitu yang lembut dan yang penuh semangat.
Ø Untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi, musik yang cocok adalah musik klasik.
Ø Untuk
pekerjaan yang lebih banyak menggunakan aktivitas fisik atau jenis
pekerjaan yang monoton musik yang cocok adalah musik yang semangat.
UDARA
Udara
yang baik atau bersih berpengaruh positif dalam meningkatkan
produktivitas, kualitas kerja, kesehatan, serta semangat kerja. Selain
itu udara yang bersih dan segar dalam lingkungan kerja akan menimbulkan
kesan yang baik bagi tamu. Hal-hal yang menyebabkan menurunnya kualitas
udara dalam lingkungan kerja adalah pencemaran atau polusi.
Berbagai cara untuk mendapatkan udara yang baik antara lain :
- Jumlah orang yang tepat setiap ruangan
- Ventilasi udara memadai
- Menggunakan ruangan ber AC
- Mengatasi limbah dan atau asap pabrik
- Membuat ruangan kerja bebas rokok
- Menambah tanaman dalam ruangan
SUHU
Suhu
atau temperatur ruang kerja merupakan salah satu faktor yang
mempengaruhi kondisi kenyamanan kerja karyawan perusahaan. Suhu pada
ruang kerja mempunyai pengaruh yang tidak kecil dalam hubungannya dengan
tingkat produktivitas perusahaan. Oleh karena itu dalam perencanaan
lingkungan kerja, masalah suhu ruangan perlu direncanakan dengan baik.
Berbagai cara yang dapat ditempuh untuk mendapatkan suhu ruangan yang tepat adalah :
- Pemasangan AC
- Ventilasi yang memadai
- Pemasangan kipas angin
Tata Ruang Kantor
TUJUAN TATA RUANG KANTOR
Dalam
menyusun ruangan untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang
perlu dicapai, baik secara fungsional yang berhubungan dengan pekerjaan
langsung, maupun non fungsional seperti keindahan atau citra
profesional. Secara rinci tujuan dari tata ruang antara lain :
- Memperlancar pekerjaan kantor sehingga menjadi lebih efektif
- Menggunakan seluruh ruangan yang ada dengan optimal
- Menciptakan kondisi kerja yang baik
- Memudahkan pengawasan terhadap pekerjaan kantor
- Membangun kesan yang baik bagi pelanggan
- Memberikan fleksibilitas yang tinggi
- Menjaga keseimbangan antara alat dan karyawan
PRINSIP-PRINSIP TATA RUANG KANTOR
Agar tujuan tercapai maka penataan tata ruang kantor harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut :
- harus mengalir secara terus menerus
- Fungsi yang sama atau berhubungan diletakkan berdekatan
- Pengaturan perkakas membuat pengawasan lebih mudah
- Tidak permanen agar fleksibel
- Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan
- Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh misalnya bagian produksi dijauhkan dari lainnya
- Ruang pimpinan dipilih yang tenang karena lebih banyak membutuhkan konsentrasi dalam bekerja
- Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga menghemat tenaga
PERENCANAAN TATA RUANG KANTOR
Komponen perencanaan tata ruang kantor meliputi :
- Pekerjaan yang harus dilaksanakan
- Proses yang digunakan
- Peralatan dan mesin-mesin yang dipakai
- Ruangan yang tersedia
- Penerangan yang tersedia
- Karyawan yang melaksanakan
PERENCANAAN GEDUNG DAN PENEMPATAN KANTOR
Penempatan ruang perkantoran dibedakan menjadi 3 macam :
1. Tata ruang yang terpisah-pisah misalnya terdiri dari atas kamar-kamar
2. Tata ruang yang terbuka misalnya ruang kerja luas dan beberapa seksi atau bagian bekerja bersama dalam satu ruangan
3. Office landscaping adalah kantor terbuka dengan pengaturan yang membuat lingkungan kantor lebih modern dan nyaman
FAKTOR-FAKTOR YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENEMPATAN KANTOR
- Bagian yang bekerja sama diletakkan berdekatan
- Bagian yang menggunakan mesin berat diletakkan dilantai bawah
- Bagian yang penting diletakkan dekat pimpinan
- Bagian yang melayani masyarakat diletakkan dibagian depan
- Disediakan ruang untuk arsip dan gudang
Mesin-mesin dan Perkakas Kantor
Penggunaan
perkakas dan mesin-mesin kantor merupakan salah satu aspek yang menarik
perhatian untuk fasilitas pekerjaan kantor modern. Pemilihan fasilitas
atau peralatan yang tepat akan memberikan bantuan yang sangat besar
terhadap efisiensi kantor.
OTOMATISASI KANTOR
Otomatisasi
kantor akan membawa dampak yang besar terhadap kemajuan manajemen
perkantoran. Namun, demikian selain mempunyai pengaruh positif
otomatisasi kantor juga mempunyai dampak negatif terhadap manajemen
perkantoran.
Pengaruh positif dari otomatisasi kantor adalah :
- Dengan perlengkapan kantor modern akan membantu mengerjakan pekerjaan kantor lebih cepat, lebih baik dan lebih akurat.
- Peralatan kantor modern akan memberikan kesan lebih positif terhadap image perusahaan
- Peralatan kantor modern menjadikan bekerja lebih semangat dan tidak membosankan
- Memperkaya dimensi pekerjaan itu dan menjadikan lebih kreatif
Otomatisasi kantor juga dapat menimbulkan persoalan dalam manajemen perkantoran antara lain :
- Menurunkan semangat kerja di antara karyawan yang merasa terancam pekerjaannya.
- Banyak orang yang tidak menyukai perubahan
- Para staf ahli seringkali mempunyai pendidikan lebih tinggi dari manajer kantor
MESIN-MESIN KANTOR
Dalam
perencanaan manajemen perkantoran yang efektif, khususnya dalam
perencanaan mesin-mesin kantor, perlu mengetahui mesin-mesin apakah yang
tersedia dan apa yang dapat dilakukan dengan mesin-mesin tersebut.
Dalam memilih mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
- Mesin harus benar-benar diperlukan
- Jenis mesin hendaknya praktis
- Mesin harus mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
- Mesin dapat mempercepat penyelesaian pekerjaan
- Mutu mesin harus baik
- Dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
- Dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan
- Pemeliharaannya mudah
- Dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
- Cocok dengan pekerjaan yang dilakukan
- Perlu pertimbangan tentang tata ruang kantor
PERKAKAS KANTOR
Perkakas
kantor meliputi meja tulis, kursi, rak, lemari, serta perabot lainnya.
Dalam perkakas kantor yang mendapatkan perhatian paling besar adalah
meja kursi kantor. Persyaratan meja kursi kantor adalah :
- Mulai permukaan sampai lantai tidak tertutup
- Permukaan meja tidak mengkilat
- Luas meja tidak berlebihan
- Tinggi rendah kursi dapat diatur
- Kursi cukup kuat dan aman
Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk membeli perkakas kantor adalah :
- Harus menghemat ruang lantai
- Tinggi meja kursi harus sepadan
- Tidak begitu berat agar mudah dipindahkan
- Harus ada ruangan yang cukup dibagian bawah agar mudah dibersihkan
- Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan
- Keawetan bahan
- Risiko kebakaran
ERGONOMIS
Perkakas
kantor merupakan alat kerja yang berhubungan langsung dengan karyawan.
Oleh karena itu dalam pemilihan alat kerja, perusahaan harus
memperhatikan kondisi karyawan sebagai pengguna perkakas tersebut.
Saat
ini banyak sekali penyedia peralatan kantor yang mendesain peralatan
kerja yang bersifat ergonomis dengan memperhatikan kenyamanan,
keselarasan dan kesehatan. Ergonomis adalah ilmu yang mempelajari
keseimbangan antara peralatan dengan anatomi tubuh karyawan.
Hubungan Karyawan dengan Lingkungan Kantor
MEMBANGUN MOTIVASI KARYAWAN
Rahasia
suasana kerja yang kondusif adalah komunikasi yang efektif. Rahasia
komunikasi yang efektif adalah kepemimpinan yang efektif. Rahasia
pemimpin yang efektif adalah bukan seorang pemimpin yang mampu
menunjukkan potensi dirinya tetapi seorang pemimpin yang bisa membuat
seluruh karyawan mampu menunjukkan potensinya.
Seorang
pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk perencanaan, mengorganisasikan
seluruh sumber daya perusahaan, menggali seluruh kakuatan dan
menggerakannya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Pada
prinsipnya karyawan yang bahagia dan mempunyai motivasi kerja tinggi
adalah karyawan yang merasa puas. Karyawan yang puas adalah karyawan
yang terpenuhi kebutuhannya.
SUPERVISI PERKANTORAN
Penyedia
atau supervisor adalah seorang yang menaksirkan kebijakan dan prosedur,
serta mengawasi tugas-tugas kelompok agar mencapai hasil optimal.
Tugas supervisor
- Memimpin aktivitas dalam kelompok
- Mengembangkan bawahan
- Mendelegasikan tugas pada orang lain
Tanggung jawab supervisor
Pada
prinsipnya supervisor adalah seseorang yang mempunyai posisi sentral,
artinya secara vertikal bekerjasama dengan atasan dan juga bawahan,
secara horisontal harus bekerja sama atau melakukan koordinasi dengan
bagian-bagian lain yang selevel. Pekerjaan supervisor sangatlah
kompleks. Banyak sekali masalah-masalah yang dihadapi dalam menjalankan
tugasnya.
Mengingat
beritu kompleksnya tugas dan masalah yang dihadapi supervisor oleh
karena itu kualifikasi menjadi supervisor harus memenuhi persyaratan
yang dibutuhkan antara technical skill dan personal skill.
Technical skill (keterampilan teknis)
Adalah keterampilan yang berhubungan dengan bidang pekerjaannya. Untuk bidang perkantoran misalnya :
- Kemampuan membuat perencanaan kerja kantor
- Pengelolaan administrasi
- Merancang metode dan prosedur kerja
- Menetapkan standar kerja
- Evaluasi kerja
- Pengadaan dan pengalokasian peralatan kantor
- Merancang dan mengelola formulir dan dokumen-dokumen perkantoran
- Kemampuan manajerial
- Kemampuan mengembangkan metode efektif
- Kemampuan merencanakan dan melaksanakan ide
- Kemampuan mengelola bawahan
Personal skill (keterampilan personal)
Adalah
kemampuan dalam hal pengelolaan diri dan orang lain atau kepribadian.
Keterampilan personal dikelompokkan menjadi 2 yaitu :
- Keterampilan interpersonal yaitu kemampuan mengelola diri sendiri
- Kemampuan intrapersonal yaitu kemampuan dalam berinteraksi dengan orang lain
SUPERVISI EFEKTIF
Ada 6 cara sederhana untuk menjadi supervisi efektif :
1. Membangun moral dan sikap mental karyawan adalah dasar utama membangun motivasi karyawan.
2. Mempersiapkan menghadapi perubahan
· perubahan visual
· Perubahan pola pikir
· Perubahan sikap mental
3. Membangun kualitas diri.
· Analisis kejadian
· Cari kualitas diri dari kejadian positif
4. Peneguhan yaitu dengan pemberian penghargaan atau reward
5. Buat tantangan
6. Fokus pada tujuan
· Buatlah skala prioritas dari masing-masing sasran yang akan dicapai.
· Terapkan manajemen waktu dengan menbuat time, scheduleatau jadwal waktu kegiatan.
Pengembangan Karyawan Kantor
PROGRAM PENGEMBANGAN KARYAWAN
Tujuan program pengembangan karyawan yang biasanya dilakukan dalam bentuk pelatihan, secara umum dikelompokkan menjadi 3 yaitu :
- Mengembangkan keahlian
- Mengembangkan pengetahuan
- Mengembangkan sikap
Cara
pengembangan karyawan yang efektif adalah dengan cara mengadakan
pelatihan secara terus-menerus dan terprogram. Beberapa tahapan dalam
melakukan pelatihan karyawan yaitu :
- Analisis kebutuhan pelatihan
- Mengetahui tujuan pelatihan
- Mencari pelatih atau trainer yang dibutuhkan
- Menetapkan tempat dan waktu pelatihan
ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN
Agar
pelatihan berhasil, maka sebelum melakukan pelatihan harus diketahui
dahulu kebutuhan pelatihan. Masalah apa yang akan diselesaikan dengan
pelatihan tersebut, sehingga bisa memilih bentuk pelatihan yang tepat.
Beberapa masalah yang membutuhkan pelatihan dalam penyelesaiannya antara
lain :
- Motivasi kerja
- Masalah produktivitas kerja
- Kesalahpahaman
- Budaya kerja yang buruk
- Etos kerja
- Keterampilan kerja
- Kepemimpin yang tidak efektif
- Perubahan metode atau prosedur kerja dan lain-lain
TUJUAN PELATIHAN
Pelatihan dibutuhkan dengan berbagai tujuan dan alasan antara lain :
- Ada pegawai baru. Perlu memberikan pelatihan kerja setelah perekrutan karyawan baru sebagai orientasi kerja.
- Pegawai lama yang mendapatkan tugas baru
- Pergantian alat kerja
- Perubahan prosedur atau metode kerja
- Penyegaran atau refreshing
Manfaat
dari pelatihan secara umum akan menambah semangat kerja, meningkatkan
produktivitas, mengurangi kecelakaan kerja, meningkatkan efisiensi
pekerjaan yang berarti juga efisiensi perusahaan.
JENIS-JENIS PELATIHAN
Ada beberapa jenis pelatihan yaitu :
- Pelatihan induksi yaitu pelatihan yang bertujuan untuk membantu pegawai menyelesaikan pekerjaannya yang baru
- Pelatihan pekerjaan yaitu pelatihan tentang instruksi-instruksi khusus untuk tugas pekerjaan tertentu
- Pelatihan pengawas yaitu pelatihan untuk para pengawas bagaimana caranya memeriksa dan mengawasi
- Pelatihan manajemen yaitu suatu pelatihan yang bertujuan untuk meningkatkan kemampuan karyawan dalam manajerial
Kesimpulan
Dalam
upaya meningkatkan keunggulan bersaing, banyak perusahaan memusatkan
perhatian pada strategi eksternal, dari meningkatkan promosi hingga
terobosan-terobosan pemasaran lain nya dilakukan untuk mendongkrak
penjualan. Tentu saja dengan biaya yang tidak kecil.
Strategi
internal, seperti membenahi administrasi kantor dalam perusahaan jarang
sekali menjadi pilihan. Padahal justru dengan membenahi manajemen
perkantoran akan memberikan hasil yang lebih signifikan, tentunya dengan
biaya yang jauh lebih murah. Pengendalian perusahaan dengan manajemen
perkantoran yang profesional akan memberikan efisiensi yang besar dalam
operasional perusahaan.
Pernyataan
di atas bukan berarti strategi eksternal tidak perlu, tetapi strategi
internal bisa menjadi jurus-jurus jitu dalam upaya meningkatkan
keunggulan perusahaan dalam persaingan bisnis yang kian ketat saat ini.
Pengendalian
manajemen berfokus pada pusat pertanggungjawaban, karena pusat
pertanggungjawaban merupakan alat untuk melaksanakan strategi dan
program-program yang telah diseleksi melalui proses perencanaan
strategi. Pusat-pusat pertanggungjawaban organisasi mempunyai peran yang
sangat penting dalam melakukan perencanaan dan pengendalian anggaran.
Melalui pusat pertanggungjawaban tersebut anggaran dibuat, dan jika
telah disahkan anggaran dikomunikasikan kepada manajer level menengah
dan bawahan untuk dilaksanakan.
Idealnya, struktur pusat pertanggungjawaban sebagai alat pengendalian
anggaran sejalan dengan program atau struktur aktivitas organisasi.
Dengan perkataan lain, tiap-tiap pusat pertanggungjawaban bertugas untuk
melaksanakan program atau aktivitas tertentu, dan penggabungan
program-program dari tiap-tiap pusat pertanggungjawaban tersebut
seharusnya mendukung program pusat pertanggungjawaban pada level yang
lebih tinggi, sehingga pada akhirnya tujuan umum organisasi dapat
tercapai.
Setiap jenis pusat pertanggungjawaban membutuhkan data mengenai belanja
(pengeluaran) yang telah dilakukan dan output yang dihasilkan selama
masa anggaran. Laporan kinerja disiapkan dan dikirimkan ke semua level
manajemen untuk dievaluasi kinerjanya, yaitu dibandingkan antara hasil
yang telah dicapai dengan anggaran. Jika sistem pengendaliananggaran
berjalan dengan baik, maka informasi yang dikirimkan kepada manajer
harus relevan dan tepat waktu. Informasi yang relevan merupakan
informasi yang terbaru (up to date) dan akurat. Informasi yang relevan
adalah informasi yang dapat membedakan dengan jelasantara biaya yang
dapat dikendalikan secara langsung (controlleble) dengan biaya-biaya
yang tidak dapat dikendalikan (uncontrollable) oleh manajer pusat
pertanggungjawaban.
SUMBER BUKU
MANAJEMEN PERKANTORAN EFEKTIFE, MC Maryati, Edisi Pertama : cetakan pertama, Januari 2008